1. Yleistä
Tällä Mandatum-konsernin (jäljempänä myös ”Mandatum” tai ”konserni”) vuokrahallinnon tietosuojaselosteella kerromme EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 (jäljempänä ”tietosuoja-asetus”) ja muun soveltuvan tietosuojalainsäädännön edellyttämät tiedot konsernin yhtiöiden suorittamasta henkilötietojen käsittelystä yhtiöiden omistamien asuntojen ja toimitilojen vuokraustoiminnan yhteydessä.
Päivitämme tätä tietosuojaselostetta aika ajoin tarpeen mukaan.
Mikäli sinulla on tähän tietosuojaselosteeseen, henkilötietojesi käsittelyyn tai rekisteröidyn oikeuksiisi liittyviä tarkempia kysymyksiä tai pyyntöjä, voit olla meihin yhteydessä jäljempänä kerrottujen asiointikanavien kautta.
2. Rekisterinpitäjät ja rekisterinpitäjien yhteystiedot
Mandatum-konsernin vuokrahallintoon liittyvän tietojenkäsittelyn osalta rekisterinpitäjänä toimii kukin konserniin kuuluva yhtiö tai tällaisen yhtiön hallinnoima kiinteistösijoitusrahasto, joka omistaa ja vuokraa asuinhuoneistoja tai toimitiloja.
Tämä tietosuojaseloste kattaa seuraavat Mandatum-konserniin kuuluvat yhtiöt tai sen hallinnoimat yhteisöt:
Mandatum Henkivakuutusosakeyhtiö (Mandatum Life)
Bulevardi 56, 00120 Helsinki
PL 627, 00101 Helsinki
Erikoissijoitusrahasto Mandatum AM Suomi Kiinteistöt II
c/o Mandatum Asset Management Oy
PL 1221, 00101 Helsinki
Mandatum AM AIFM Oy
c/o Mandatum Asset Management Oy
PL 1221, 00101 Helsinki
Mandatum Life Vuokratontit I Ky
c/o Mandatum Asset Management Oy
PL 1221, 00101 Helsinki
Mandatum Life Vuokratontit II Oy
c/o Mandatum Asset Management Oy
PL 1221, 00101 Helsinki
3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Mandatum-konsernin tietosuojavastaava
Sähköpostiosoite: tietosuoja@mandatum.fi
Postiosoite: Mandatum, Tietosuojavastaava, PL 627, 00101 Helsinki
4. Rekisteröityjen ryhmät
Vuokrahallintoon liittyvän henkilötietojen käsittelyn yhteydessä käsittelyn kohteena ovat seuraavat rekisteröityjen ryhmät:
- Vuokranhakijat eli luonnolliset henkilöt, jotka ovat tehneet omasta tai edustamansa yhteisön puolesta vuokrahakemuksen tai muulla tavoin ilmaisseet kiinnostuksensa rekisterinpitäjän omistaman asuinhuoneiston tai toimitilan vuokraamiseksi.
- Vuokralaiset eli luonnolliset henkilöt, jotka ovat tai ovat olleet vuokralaisina rekisterinpitäjän omistamissa asuinhuoneistoissa.
- Vuokralaisten edustajat, kuten valtuutetut, edunvalvojat ja muut luonnolliset henkilöt, jotka toimivat tai ovat toimineet sellaisen tahon puolesta, joka on tai on ollut vuokranhakijana tai vuokralaisena jossain rekisterinpitäjän omistamassa kohteessa.
- Yritysten taustahenkilöt, kuten tosiasialliset edunsaajat ja päätösvaltaa käyttävät tahot yrityksessä, joka on tai on ollut vuokranhakijana tai vuokralaisena jossain rekisterinpitäjän omistamassa kohteessa.
5. Käsiteltävät henkilötiedot
Vuokrahallinnon rekisterin yhteydessä käsittelemämme henkilötiedot voidaan jaotella alla lueteltuihin henkilötietoryhmiin, joihin kuuluvista henkilötiedoista on annettu esimerkkejä. Esimerkkiluettelot eivät ole tyhjentäviä, ja käsiteltävät tiedot voivat vaihdella eri asiakassuhteiden välillä.
Perustiedot, kuten rekisteröidyn nimi, henkilötunnus, syntymäaika, yhteystiedot, tieto holhouksesta tai edunvalvonnasta, edunvalvojan, edustajan, valtuutetun tai muun vastaavan asiakassuhteeseen osallisen henkilön tiedot.
Lakisääteisiin vaatimuksiin ja verotukseen liittyvät tiedot, joita lainsäädäntö edellyttää meidän keräävän, kuten kansalaisuus, syntymämaa ja muut verovelvollisuuteen liittyvät tiedot, rekisteröidyn tuntemiseksi, tunnistamiseksi ja henkilöllisyyden todentamiseksi tarvittavat tiedot, tiedot varojen alkuperästä, taloudellisesta asemasta ja poliittisesta vaikutusvallasta sekä tiedot tosiasiallisista edunsaajista.
Taloudelliset tiedot, kuten luotto- ja maksuhäiriötiedot, vakuustiedot, vuokranmaksuun ja laskutukseen liittyvät tiedot, tilinumeroa koskevat tiedot esimerkiksi vuokravakuuden palauttamista varten, sekä perintätiedot.
Sopimustiedot, kuten vuokrasopimuksen tekemiseen, sisältöön ja ehtoihin liittyvät tiedot.
Asiakastapahtumatiedot, kuten vuokrasuhteen hoitamiseen liittyvät tapahtumat.
Tallenteet ja viestien sisältö, kuten sähköpostiviestit, joissa rekisteröity on osapuolena.
Asumiseen liittyvät tiedot, kuten sähköiseen lukitusjärjestelmään liittyvät avain- ja kulkutiedot sekä vuokrakohteen mahdollisiin muihin palveluihin liittyvät käyttäjätiedot.
Kameravalvontatiedot ja -tallenteet, jotka ovat tarpeen toimitiloissa asioivien henkilöiden turvallisuuden, kiinteistöjen ja muun fyysisen omaisuuden suojan varmistamiseksi, sekä edellä mainittuihin kohdistuvien vahingontekojen tai muun ilkivallan, uhkaavien tilanteiden ja rikosten sekä muun haitallisen toiminnan ennalta estämiseksi ja selvittämiseksi.
Käyttäytymistiedot, kuten evästeillä ja muilla vastaavilla teknologioilla kerätyt tiedot esimerkiksi käyttäjän selaamista rekisterinpitäjän verkkosivuista, selaamisessa käytetyn laitteen mallista, yksilöllisestä laitetunnisteesta, IP-osoitteesta ja istunnosta.
6. Henkilötietojen lähteet
Vuokrahallinnon rekisterissä käsiteltävät tiedot kerätään ensisijaisesti siltä rekisteröidyltä tai rekisteröidyn edustajalta, joka asioi Mandatumin, vuokravälittäjän tai muun Mandatumin lukuun toimivan tahon kanssa yhteydessä vuokrattavaan kohteeseen liittyen tai tekee tällaista kohdetta koskevan vuokrahakemuksen tai -sopimuksen.
Keräämme ja päivitämme henkilötietoja lain sallimissa puitteissa myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä (esimerkiksi väestötietojärjestelmä, Verohallinnon rekisterit, yritysrekisterit ja valvontaviranomaisten rekisterit), kansainvälisistä ja kansallisista pakote- ja jäädytysluetteloista (esimerkiksi EU:n, YK:n ja Yhdysvaltojen Office of Foreign Assets Controlin ylläpitämät pakoteluettelot sekä Keskusrikospoliisin ylläpitämä luettelo varojen jäädyttämispäätöksistä), luottotietorekistereistä ja kaupallisilta tiedonvälittäjiltä, jotka antavat tietoja esimerkiksi tosiasiallisista edunsaajista, poliittisesti vaikutusvaltaisista henkilöistä sekä yritysten ja yhteisöjen päättäjistä.
7. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Vuokrahallinnon rekisteriin liittyvän henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on asuinhuoneistojen ja toimitilojen vuokrauksen ja vuokrasuhteiden toimeenpanon mahdollistaminen sekä vuokrasuhteisiin liittyvä yhteydenpito rekisteröityjen kanssa.
Seuraavassa on kerrottu tarkemmin, mihin käyttötarkoituksiin Mandatum voi käsitellä henkilötietojasi kunkin tietosuojasääntelyn mukaisen oikeusperusteen nojalla.
Sopimussuhde tai sopimuksen tekemistä edeltävät toimenpiteet
Vuokrahallinnon rekisteriin liittyvä henkilötietojen käsittely on pääasiallisesti tarpeen vuokrasopimuksen täytäntöön panemiseksi tai vuokrasopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.
Ennen vuokrasopimuksen tekemistä suoritettavan käsittelyn tarkoituksena on kerätä, käsitellä ja varmentaa rekisteröidyn tiedot. Käsittely voi olla tarpeen myös muiden sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden suorittamiseksi, kuten vuokrahakemusten ja muiden vuokrausta koskevien yhteydenottojen käsittelemistä varten.
Lisäksi henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on hallinnoida, toteuttaa ja dokumentoida vuokrasopimuksen mukaiset tehtävät sopimussuhteen elinkaaren aikana. Tähän käsittelyyn lukeutuvat myös esimerkiksi vuokrien laskuttamiseen ja perintään, sopimussuhteen hoitoon sekä asiakaspalveluun ja muuhun vuokrasuhteita koskevaan yhteydenpitoon liittyvät toimenpiteet.
Lakisääteinen velvollisuus
Sopimuksen täytäntöön panemisen lisäksi Mandatumin toimintaan soveltuu laajasti erilaisia lainsäädännöstä johtuvia velvoitteita, joiden noudattaminen yhdessä viranomaisten määräysten ja päätösten kanssa edellyttävät meiltä henkilötietojen käsittelyä. Voimme näiden lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi käsitellä henkilötietoja esimerkiksi seuraaviin käyttötarkoituksiin:
- Vuokralaisten tiedottaminen asumiseen tai toimintaan vaikuttavista tapahtumista, kuten kiinteistöön kohdistuvista korjauksista ja huolloista, suunnitelluista vesi- tai sähkökatkoista sekä vuokrasuhteeseen liittyvistä muutoksista
- Asiakkaan tunteminen ja henkilöllisyyden todentaminen
- Rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja muiden talousrikosten estäminen, paljastaminen ja selvittäminen sekä rahanpesun, terrorismin rahoittamisen ja niiden esirikosten tutkintaan saattaminen
- Pakotesääntelyn ja jäädyttämispäätösten noudattaminen
- Kirjanpito- ja verosäädösten noudattaminen
- Raportointi viranomaisille
- Riskienhallintaan liittyvien velvollisuuksien, kuten vakavaraisuusvaatimusten ja vakuutusriskien hallintaa koskevien velvoitteiden noudattaminen.
Oikeutettu etu
Mandatumilla on oikeutettu etu käsitellä henkilötietoja konserniyhtiöidemme palveluiden tarjoamista, tuottamista ja kehittämistä varten. Oikeutetun edun nojalla tietoja voidaan lain sallimissa puitteissa myös luovuttaa Mandatum-konsernin sisällä esimerkiksi asiakaspalvelua ja muuta sopimussuhteen hoitamista sekä konsernin riskienhallintaa varten.
Oikeutetun edun perusteella voimme käsitellä henkilötietoja myös muun muassa liiketoiminnan ja järjestelmien kehittämiseksi ja toimivuuden varmistamiseksi, laadunvalvontaa ja -varmistusta varten, väärinkäytösten estämiseksi, havaitsemiseksi ja selvittämiseksi, reklamaatioilta, kanteilta ja muilta oikeusvaateilta puolustautumiseksi sekä oikeusvaateen laatimiseksi ja esittämiseksi.
Voimme oikeutetun edun nojalla tallentaa puheluita ja sähköistä viestintää muun muassa asiakkaan kanssa käytyjen keskustelujen ja sovitun vahvistamiseksi ja dokumentoimiseksi sekä asiakaspalvelun laadun seurantaa ja kehittämistä varten. Valvontakameroiden kuvaa toimitiloissamme ja niiden ulkopuolella voidaan tallentaa toimitiloissamme asioivien henkilöiden, tilojemme, kiinteistöjemme ja muun fyysisen omaisuuden turvallisuuden varmistamiseksi.
Oikeutetun edun perusteella lähetämme vuokralaisille säännöllisin väliajoin vaihtuvalla otannalla asiakastyytyväisyyskyselyjä osana vuokrahallinnon toiminnan ja tilojen toimivuuden laadunvalvontaa. Saatamme olla myös vuokralaisiin yhteydessä vuokrasopimuskauden päättymisen lähestyessä neuvotellaksemme tilojen käytöstä sovitun vuokrakauden jälkeen.
Suostumus
Pyydämme sinulta tietyissä tilanteissa nimenomaista suostumustasi henkilötietojen käsittelyyn. Näitä tilanteita voivat olla esimerkiksi suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin tai muiden kuin välttämättömien evästeiden avulla tapahtuvaa käsittelyä varten. Kerromme tarkemmat tiedot henkilötietojesi aiotusta käsittelystä siinä yhteydessä, kun pyydämme suostumustasi kyseiseen käsittelyyn.
Jos olet antanut suostumuksesi henkilötietojen käsittelyyn, sinulla on myös oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Voit hallita esimerkiksi Mandatumille antamaasi suostumusta sähköiseen suoramarkkinointiin Mandatumin verkkopalvelun kautta tai vastaanottamassasi markkinointiviestin yhteydessä. Voit myös hallita suostumuksia olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme.
8. Automatisoitu päätöksenteko ja profilointi
Vuokrahallinnon rekisterin yhteydessä suoritettavaan henkilötietojen käsittelyyn ei liity automaattista päätöksentekoa, jolla olisi merkittäviä oikeusvaikutuksia tai muita vastaavia merkittäviä vaikutuksia, taikka henkilötietojen perusteella tehtävää profilointia.
9. Henkilötietojen vastaanottajat ja siirtäminen
Henkilötietojen luovuttaminen
Henkilötietoja voidaan tietyissä tilanteissa luovuttaa Mandatum-konsernin yhtiöiden toimesta kolmansille osapuolille itsenäisinä rekisterinpitäjinä, jos tämä on tarpeen esimerkiksi lainsäädännöstä johtuvien velvoitteiden tai viranomaismääräysten noudattamiseksi taikka oikeutetun edun toteuttamiseksi. Varmistamme aina ennen tietojen luovuttamista, että luovutukselle on lainmukainen peruste, ja että luovutus tapahtuu soveltuvia salassapitovelvollisuuksia ja muita sääntelyvelvoitteita noudattaen.
Tietoja voidaan luovuttaa esimerkiksi:
- kiinteistörahaston omistamille kiinteistöyhtiöille
- vuokrakohteiden hallinnoinnista, isännöinnistä ja kiinteistöhuollosta vastaaville tahoille
- perintäyhtiölle vuokrasaatavien perintää varten
- viranomaisille, kuten Kansaneläkelaitokselle, valvontaviranomaisille, veroviranomaisille, poliisille ja ulosottoviranomaisille
- kolmannelle osapuolelle, jolle rekisterinpitäjä myy kiinteistön, asuinhuoneiston tai toimitilan, jossa rekisteröity on vuokralla
- Mandatum-konserniin kuuluville yhtiöille konsernimme sisällä.
Henkilötietojen käsittelijät ja tiedonsiirrot ETA-alueen ulkopuolelle
Mandatum-konsernin yhtiöt voivat käyttää toiminnassaan alihankkijoita, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjänä toimivan Mandatum-konsernin yhtiön lukuun ja joille henkilötietoja voidaan siirtää alihankkijan tuottaman palvelun edellyttämässä laajuudessa.
Tällaisia alihankkijoita voivat olla esimerkiksi vuokrahallinnon palveluita, kuten asuinhuoneistojen ja toimitilakohteiden välitystä tarjoavat tahot, isännöinnistä ja kiinteistöhuollosta vastaavat tahot toimiessaan Mandatumin lukuun, sekä muut yhteistyökumppanimme, joita käytämme esimerkiksi IT-palveluidemme tuottamisessa.
Vuokrahallinnon rekisterin yhteydessä käsiteltäviä henkilötietoja voidaan alihankkijoiden käytön yhteydessä siirtää myös Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle edellyttäen, että tietosuojalainsäädännön asettamat edellytykset tiedonsiirrolle täyttyvät. Perustamme henkilötietojen siirtämisen aina lainsäädännön sallimiin siirtomekanismeihin, kuten EU-komission päätökseen vastaanottavan maan tietosuojan tason riittävyydestä (ks. ajantasainen lista vastaavuuspäätöksistä komission verkkosivuilla) taikka EU-komission hyväksymiin vakiolausekkeisiin (ks. vakiolausekkeet komission verkkosivuilla). Täydennämme niitä tarvittaessa myös erilaisilla lisäsuojatoimilla, joiden avulla riittävä tietosuoja on mahdollista asianmukaisesti taata.
10. Henkilötietojen säilytysajat
Säilytämme henkilötietojasi niin kauan kuin tiedot ovat tarpeellisia suhteessa niihin tarkoituksiin, joita varten tiedot on kerätty tai niitä muutoin käsitelty. Tietojen säilytysajat voivat vaihdella käsittelyn tarkoituksesta, henkilötietojen luonteesta ja niiden käsittelyyn soveltuvista vaatimuksista riippuen. Poistamme tai anonymisoimme tiedot niiden säilytysajan päättyessä.
Vuokrasopimuksiin sekä vuokralaisiimme, vuokralaisten edustajiin ja taustahenkilöihin liittyviä tietoja säilytämme vuokrasuhteen keston ja lähtökohtaisesti enintään kuuden (6) vuoden ajan vuokrasopimuksen päättymisestä lukien.
Sellaisiin vuokrahakemuksiin, jotka eivät ole johtaneet vuokrasopimuksen tekemiseen, liittyviä tietoja säilytämme enintään kahden (2) vuoden ajan viimeisimmän hakemuksen vastaanottamisesta.
11. Henkilötietojen suojaaminen ja turvallisuus
Käytämme henkilö- ja muiden tietojen suojaamiseksi tarpeellisia, asianmukaisia ja parhaiden käytäntöjen mukaisia teknisiä ja hallinnollisia tietoturvakeinoja. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, vahvojen salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö, toimitilojen kulunvalvonta, rajoitettu käyttöoikeuksien myöntäminen, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen ja koulutus sekä alihankkijoiden huolellinen valinta. Soveltuvan lainsäädännön lisäksi alihankkijat sitoutuvat noudattamaan Mandatumin antamia ohjeita ja sitovia sopimusehtoja henkilötietojen sallitusta käsittelystä.
Henkilötietojen käsittely Mandatumin sisäisesti on sallittua ainoastaan työperusteisesta syystä. Käyttöoikeudet henkilötietoja sisältäviin järjestelmiin ovat henkilökohtaisia ja oikeuksien käyttöä valvotaan. Henkilötietoja käsitteleviä Mandatumin työntekijöitä sitoo lakisääteisen salassapitovelvollisuuden lisäksi erillinen salassapitositoumus. Tarpeettomiksi käyneet henkilötiedot poistetaan tietoturvallisesti.
Tietojen käsittelyyn liittyy huolellisesta suojaamisesta ja asianmukaisesta tietoturvasta huolimatta aina riski. Mikäli toimenpiteistämme huolimatta tapahtuu sellainen tietoturvaloukkaus, josta todennäköisesti seuraa korkea riski yksityisyydellesi tai muille oikeuksillesi, otamme sinuun yhteyttä mahdollisimman pian.
12. Sinun oikeutesi
Sinulla on oikeus saada Mandatumilta vahvistus siitä, käsittelemmekö henkilötietojasi. Mikäli henkilötietojasi käsitellään, sinulla on oikeus saada jäljennös tiedoista ja tarkastaa tiedot. Esittäessäsi pyynnön sähköisesti, toimitamme tiedot sinulle yleisesti käytetyssä sähköisessä muodossa, ellet toisin pyydä. Lainsäädäntö, muiden henkilöiden oikeudet ja vapaudet sekä muut erityiset perusteet saattavat rajoittaa oikeuttasi saada tutustua osaan sinua koskevista tiedoista.
Jos katsot, että sinusta käsittelemämme henkilötiedot ovat virheellisiä tai epätarkkoja, sinulla on oikeus pyytää Mandatumia oikaisemaan tällaiset henkilötiedot sekä täydentää mahdolliset puutteelliset tiedot.
Sinulla on myös oikeus pyytää Mandatumia poistamaan henkilötietosi ja siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen, peruuttaa suostumuksesi. Jos pyydät tietojesi poistamista tai peruutat suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn, emme enää käsittele henkilötietojasi tältä osin ja poistamme tiedot järjestelmistämme, ellei tietojen käsittelylle ole muuta laillista perustetta. Poistamme henkilötietosi joka tapauksessa sen jälkeen, kun lakisääteinen tai muu määrittelemämme säilytysaika on päättynyt.
Sinulla on niin ikään oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä silloin, kun käsittely perustuu Mandatumin tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseen.
Lisäksi sinulla voi erikseen säädetyissä tilanteissa olla oikeus siihen, että rajoitamme henkilötietojesi käsittelyä. Siltä osin kuin henkilötietojesi käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen, sinulla on myös oikeus saada itse toimittamasi henkilötiedot meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa ja oikeus saada tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.
Voit käyttää edellä kuvattuja oikeuksiasi olemalla yhteydessä asiakaspalveluumme lähettämällä verkkoviestin Mandatumin verkkopalvelun kautta, puhelimitse soittamalla numeroon +358 200 31100 (pvm/mpm) ma–pe 9–17, postitse osoitteeseen Mandatum, Asiakaspalvelu, PL 627, 00101 Helsinki, tai asioimalla sinua lähimmässä toimipisteessämme. Löydät toimipisteidemme yhteystiedot ja aukioloajat verkkosivuiltamme.
Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Henkilötietojesi käsittelyyn ja suojaan liittyvissä asioissa ja kysymyksissä pyydämme sinua olemaan ensisijaisesti yhteydessä Mandatumin asiakaspalveluun tai Mandatum-konsernin tietosuojavastaavaan, jonka yhteystiedot on kerrottu edellä tämän tietosuojaselosteen jaksossa 3.
Mikäli et ole tyytyväinen meiltä saamaasi vastaukseen tai katsot, että suorittamamme henkilötietojen käsittely ei mielestäsi ole tietosuojalainsäädännön mukaista, voit olla yhteydessä toimivaltaisena valvontaviranomaisena toimivaan tietosuojavaltuutetun toimistoon.
Päivitetty 27.5.2025