Rakenteet kuntoon – miten luodaan yrityksen palkkausjärjestelmä?

EU:n palkka-avoimuusdirektiivi on ollut tänä vuonna yksi kuumimpia puheenaiheita HR-päättäjien keskuudessa. Direktiivin myötä myös palkkausjärjestelmän rakentaminen on noussut monessa yrityksessä ajankohtaiseksi aiheeksi.
 
”Palkka-avoimuusdirektiivi edellyttää, että yrityksissä on käytössä sellaiset palkkarakenteet, joiden avulla voidaan varmistaa, että samasta tai samanarvoisesta työstä maksetaan samaa palkkaa sukupuolesta riippumatta. Jos rakenteita ei ole vielä olemassa, ne täytyy luoda. Tämän takia aihe on nyt hyvin ajankohtainen monissa yrityksissä ympäri Suomea”, taustoittaa johtaja Sini Jämsén Mandatumin palkitsemispalveluista. 

”Toki palkkausjärjestelmästä on paljon muutakin hyötyä kuin vain se, että direktiivin vaatimukset täyttyvät. Selkeä palkkausjärjestelmä auttaa työnantajaa allokoimaan palkat järkevästi ja johdonmukaisesti. Työntekijän näkökulmasta korostuu oikeudenmukaisuus ja kannustavuus, sillä järjestelmä auttaa hahmottamaan, mitkä tekijät vaikuttavat palkkaukseen.”

Palkkausjärjestelmällä tarkoitetaan yrityksen palkanmäärityksen rakenteita, eli millä perusteella työntekijän palkka määräytyy. Tyypillisesti tähän vaikuttavia tekijöitä ovat työn vaativuus ja työsuoritus.

Ajankohtainen aihe etenkin johto- ja asiantuntijatehtävissä

Monessa työntekijöitä ja toimihenkilöitä koskevissa työehtosopimuksissa on jo olemassa jonkinlainen työn vaativuuteen pohjautuva ryhmittely, jota käytetään kyseisen työehtosopimuksen piirissä olevalle henkilöstölle. Tyypillinen tilanne kuitenkin on, että ylemmille toimihenkilöille ja mahdollisesti muille asiantuntija- ja johtorooleille ei tällaista ryhmittelyä löydy suoraan. 

”Suuremmissa yrityksissä on tavallista, että vaikka suurelle osalle työntekijöistä palkkausjärjestelmän raamit saadaan työehtosopimuksesta, ovat esimerkiksi hallinnon asiantuntijatehtävät kuten IT, henkilöstöhallinto, talous, lakiasiat ja viestintä tämän ulkopuolella. Pienempien yritysten osalta aihe on ajankohtainen myös asiantuntijayrityksissä tai esimerkiksi konsulttitoimistoissa”, kuvailee Jämsén. 

Tyypillisesti palkkausjärjestelmää pohditaan myös kasvuyrityksissä, joissa suurempi henkilöstömäärä luo tarpeen palkkauksen selkeille rakenteille.
Jos vaadittavat rakenteet vielä puuttuvat ja sellaisia lähdetään luomaan, mitä kannattaa huomioida? Ja mistä urakassa tulisi lähteä liikkeelle?

Ensin määritellään selkeät tavoitteet ja reunaehdot

”Kuten missä tahansa projektissa, ihan aluksi on hyvä määritellä tavoitteet, eli mitä halutaan saada aikaan. Poikkeuksetta asiakkaamme haluavat luoda hyvän ja oikeudenmukaisen sekä kannustavan ja motivoivan järjestelmän. Tämän lisäksi järjestelmälle saatetaan asettaa organisaatiokohtaisia erityistoiveita ja tavoitteita.”

Organisaation omien tavoitteiden lisäksi on syytä kartoittaa toimintaympäristö ja reunaehdot: Onko voimassa olevia työehtosopimuksia ja miten ne vaikuttavat? Onko rooli- tai tehtäväkuvauksia jo luotu? Tai löytyykö jopa vanhaa palkkausjärjestelmää, jota olisi tarve vain päivittää nyt? 

Seuraavaksi selvitellään käytännön asiat – aikataulutus ja osallistujat

Kun tavoitteet ja lähtötilanne ovat selvillä, voidaan siirtyä käytännön asioihin, kuten aikatauluun ja työnjakoon.

”Tyypillisesti palkkausjärjestelmän luomiselle on kaikkinensa hyvä varata 3–6 kuukautta projektin alusta loppuun. Jos työhön ryhdytään vuoden vaihteessa, ehditään hyvin saada valmista ennen kesälomia ja direktiivinkin voimaantuloa”, Jämsén vinkkaa. 

”Lisäksi on hyvä määrittää osallistujat sekä yrityksen sisältä että päättää, ryhdytäänkö urakkaan omin voimin vai yhdessä ulkopuolisen kumppanin kanssa.” 

Sitten töihin – järjestelmän rakentaminen alkaa

Kun käytännön asiat ovat selvillä, alkaa itse rakentamistyö. Tämän Jämsén jakaa kahteen vaiheeseen – tehtäväkohtaiseen ja työsuoritukseen perustuvaan osaan.
Tehtäväkohtaisessa osuudessa erilaiset työtehtävät ryhmitellään isommiksi kokonaisuuksiksi, minkä jälkeen arvioidaan niiden vaativuus toisiinsa nähden.
 
”Ensiksi määritellään yrityksen keskeiset roolit. Ne kuvataan kirjallisesti, minkä jälkeen ne toimivat pohjana vaativuuden arvioinnille. On hyvä huomata, että roolien kuvaukset ovat eri asia kuin puhtaat tehtävänimikkeet. Käytännössä erilaisia nimikkeitä ryhmitellään isommiksi kokonaisuuksiksi.”

Tässä vaiheessa mukaan on hyvä osallistaa yrityksen esihenkilöitä laajemmin, jotta erilaisista rooleista saadaan tarvittavat tiedot. 

Kun ryhmittely on valmis, tai toisin sanoen ”tehtäväarkkitehtuuri” on luotu, arvioidaan tehtävien vaativuutta suhteessa toisiinsa. Tässä apuna voidaan käyttää ulkoisia työkaluja, kuten vaikkapa Mandatumin Palkkavaaka®-arviointivälinettä. Kun vaativuusryhmät on laadittu, lisätään kullekin oma palkkahaarukkansa.

Jämsén suosittelee, että haarukoiden määrittämisessä lähdetään liikkeelle yrityksen nykyisestä palkkapolitiikasta, mutta samalla punnitaan yrityksen palkkataso suhteessa markkinaan, eli tehdään niin sanottu markkinapalkkavertailu. 

Kun tehtäväkohtainen osuus on saatu määriteltyä, selvitetään vielä työsuorituksen osuus. Se miten vahvasti suoritus vaikuttaa palkitsemiseen ja millaisia kriteerejä työsuorituksen arvioinnissa huomioidaan, vaihtelee yhtiökohtaisesti. 

Lopuksi dokumentointi, viestintä ja mahdolliset päivitykset

Kun palkkajärjestelmä on rakennettu, se on syytä dokumentoida huolellisesti. Käyttöönoton yhteydessä järjestelmästä on hyvä myös viestiä laajasti yrityksen sisällä. 

”Palkkatyytyväisyyteen vaikuttaa tutkitusti se, miten hyvin henkilöstö tuntee palkkauksen perusteet ja miten läpinäkyvänä ja oikeudenmukaisena järjestelmä koetaan.” 

Lopuksi kannattaa muistaa pitää järjestelmä ajan tasalla, esimerkiksi jos palkkahaarukoihin tulee päivityksiä tai yritykseen luodaan uudenlaisia rooleja. 

Jämsénin mukaan useat Mandatumin asiakkaista ovat todenneet, että palkkausjärjestelmän rakentaminen on ollut monin tavoin hyödyllinen projekti. Rakennusvaiheessa tulee käytyä yrityksen toimenkuvat ja palkkatasot läpi, ja kun järjestelmä on valmis, se toimii ohjenuorana monessa – niin uusien työntekijöiden rekrytoinnissa kuin palkkakeskusteluissa.

”Koska palkkaus on yksi merkittävimmistä työtyytyväisyyteen vaikuttavista tekijöistä, on huolellisesti rakennetulla järjestelmällä iso merkitys”, summaa Jämsén.