PALKITTU-blogi: Tietojärjestelmillä tukea palkka-avoimuuteen

EU:n palkka-avoimuusdirektiivin mukainen lainsäädäntö tuo uusia vaateita organisaatioille johtaa palkkatasa-arvoa aktiivisesti. Markkinoille on myös tullut useita tietojärjestelmiä tukemaan työnantajia näissä velvollisuuksissa ja auttamaan palkkatiedon analysoinnissa.

Mutta mitä hyötyjä palkkatasa-arvoon liittyvistä tietojärjestelmistä on ja millaisia oppeja järjestelmiä jo implementoineet organisaatiot ovat tuoneet esille? Tämän blogin opit on kerätty Mandatumin joulukuussa järjestämästä asiakastilaisuudesta, jonka paneelikeskustelussa oli mukana palkitsemisammattilaisia kolmesta suuresta suomalaisesta yrityksestä.

Lue lisää tuoreimmista tiedoista palkka-avoimuusdirektiivistä.

Edellyttääkö palkka-avoimuuslainsäädäntö järjestelmätukea?

Lainsäädäntö itsessään ei edellytä organisaatioilta tietojärjestelmähankintoja. Kukin työnantaja päättää, miten velvollisuuksistaan vastaa. Järjestelmistä saatava hyöty korostuu suuremmilla työnantajilla, joiden organisaatiot ovat työntekijäryhmien tai toimintamaiden määrän vuoksi monimutkaisempia. Vastaavasti järjestelmistä saatavat hyödyt ovat suurempia, mitä enemmän organisaatiolla on syöttää niihin dataa ja mitä enemmän niillä on resurssia hyödyntää järjestelmien tuottamaa tietoa.

Jos organisaatio kokee, että perusteet järjestelmän hankintaan ovat olemassa, vaihtoehtoja on runsaasti. Suurin osa toimijoista on perustettu parin viime vuoden aikana. Myös suomalaisia toimijoita on tullut markkinoille.

Muutoksesta hyötyä sekä työntekijöille että työnantajille

Järjestelmistä voi olla hyötyä kolmella tavalla: ne voivat auttaa työntekijöiden tiedonsaantioikeuden toteuttamisessa ja viranomaisraportoinnin tekemisessä sekä analysoimaan palkkatietoja.

Tiedonsaantioikeuden toteuttaminen voi olla etenkin isoilla työnantajilla työlästä. Työntekijöillä tulee olemaan oikeus saada tietoa samanarvoista työtä tekevien naisten ja miesten keskimääräisestä palkasta. Isommilla yrityksillä tämä voi tarkoittaa huomattavaa hallinnollista taakkaa. Sen lisäksi, että järjestelmät voivat auttaa tuottamaan tarvittavat verrokkitiedot kuhunkin pyyntöön, on mahdollista myös jakaa työntekijöille pääsy tarkastamaan omia tietojaan itse suoraan järjestelmästä. Tämä tehostaa tiedonjakoa huomattavasti, mutta koska itsepalvelussa menetetään mahdollisuus suoraan tulkita ja selittää järjestelmän tietoa, moni organisaatio on valinnut, että esimerkiksi HR-palvelukeskus toimittaa tietopyynnön tehneelle työntekijälle tai hänen esihenkilölleen tiedot ja auttaa avaamaan niihin liittyviä kysymyksiä.

Viranomaisraportoinnin vaatimukset eroavat maittain esimerkiksi raportointivelvollisuuksien osalta. Suomen suunnitelma hyödyntää Tulorekisterin tietoja poikkeaa muiden EU-maiden tulevista suunnitelmista. Useammassa EU-maassa toimivat yritykset voivat hyötyä järjestelmätuesta myös viranomaisraportoinnin velvollisuuksien keskellä luovimisessa.

Suurin hyöty näistä järjestelmistä voi kuitenkin liittyä niiden kykyyn analysoida organisaation omaa palkkadataa. Samanarvoisissa tehtävissä työskentelevien naisten ja miesten palkkojen erojen laskemisen lisäksi ne mahdollistavat tilastollisen analyysin siitä, mistä mahdolliset palkkaerot muodostuvat. Monessa järjestelmässä pystyy tekemään erilaisia tilastollisia analyysejä, joka auttavat ymmärtämään, missä määrin eri järjestelmiin viedyt taustamuuttujat selittävät palkkaeroja. Vaikka lainsäädäntö ei velvoita tilastolliseen analyysiin, tällainen tieto voi kuitenkin olla hyödyllistä. Palkkaerot itsessään eivät ole ongelma, vaan haaste tulee siitä, jos syyt erojen taustalla ovat syrjiviä. Ilman tilastollista tarkastelua suuremmilla organisaatioilla voi olla vaikeuksia ymmärtää yksityiskohtia erojen taustalla.

Oppeja järjestelmien valintaan ja käyttöönottoon

Joulukuun roundtable-tilaisuuden paneelikeskustelussa osallistujat edustivat suuria yrityksiä, jotka ovat jo ottaneet järjestelmätukea käyttöön tai ovat hankintaprosessissa hyvin pitkällä. Tästä keskustelusta nousi kolme keskeistä oppia:

1. Oman organisaation tarpeiden määrittely kannattaa tehdä huolella

Organisaatioiden tarpeet eroavat suuresti riippuen siitä, kuinka kansainvälisesti ne toimivat ja kuinka paljon niillä on käytössä olevaa resurssia etenkin HR-organisaatiossa tukemaan käyttäjiä. Järjestelmillä on kullakin omat vahvuutensa ja rajoitteensa. Niiden välillä on yllättävän paljon eroavaisuuksia, vaikka ne ovat kaikki rakennettu samaa kohdistettua käyttötarkoitusta varten. Esimerkiksi toimittajien integraatio-, analytiikka- ja tietopyyntökyvykkyyksissä koettiin olevan selviä eroja.

2. Hankintaan ja käyttöönottoon kannattaa varata riittävästi aikaa

Näiden järjestelmien hyödyntäminen on suurimmalle osalle HR- ja palkitsemistehtävissä työskenteleville uutta, ja myös palkka-avoimuuskysymyksissä on paljon sisäistettävää. Hankinta- ja implementointivaiheen tehdyt valinnat määrittävät pitkälti, millaisia hyötyä järjestelmien käytöstä on mahdollista saada. Järjestelmien käyttäjien kouluttamiseen on myös varattava reilusti aikaa. Aikapainetta tuo myös se, että ideaalitilanteessa järjestelmä olisi otettu käyttöön hyvissä ajoin ennen uuden lainsäädännön voimaantuloa kesällä 2026.

3. Kannattaa keskustella mahdollisen järjestelmätoimittajan muiden asiakkaiden kanssa

Keskustelua kannattaa avata verkostoissa myös muiden kuin toimittajien virallisten referenssiasiakkaiden kanssa. Tällä tavoin järjestelmistä on mahdollista saada kattavampi kuva ennen hankintapäätöstä.

Tutustu palkitsemisen kokonaisuuteen: Johdanto palkitsemiseen