Niskalenkki kalenterista – utopiaako?

Kesä oli ihanaa aikaa: kalenteri ei piipannut kokoaikaa. Sähköposti ei pursunnut. Oma aika tuntui olevan hallussa.

Nyt olemme olleet jo muutaman viikon töissä ja tilanne on ennallaan. Voivottelemme toisillemme kiirettä ja päällekkäisiä palavereja. Sähköpostit täyttävät luppohetkemme. Ja koko ajan on olo, että emme tee niitä oikeita asioita.

Ei ihme.

Olemme koko työuramme tottuneet reagoimaan ärsykkeisiin. Kiireestä on tullut tärkeän synonyymi. Jos asia ei ole kiireinen, sitä ei kannata tehdä. Jos kalenteri ei ole täynnä koko ajan, koemme, ettemme tee tarpeeksi.

Syyllisyyttä on turha kantaa. Vuosien tottumuksia ei noin vain muuteta.

Inhoan internetin ”5 vinkkiä tuohon ja 6 tähän” -artikkeleita. Niinpä tässä 5 vinkkiäni niskalenkin ottamiseksi työvuoresta.

1. Suunnittele tyhjää aikaa

Projektinhallinnan ammattilaiset tietävät, että jos projektin resurssit ovat varattuina 100 % projektin ajasta, projekti on 100 % varmuudella myöhässä. Emme pysty reagoimaan yllättäviin tilanteisiin, joita tulee päivittäin. Niinpä resurssit tulee suunnitella maksimissaan 80–85 % käyttöasteella.

Sama koskee kalenteria. Jos kalenteri on aamusta iltaan tukossa, emme pysty reagoimaan yllätyksiin. Menee yötöiksi ja tehtävälista vain kasvaa. Kalenterissa tulee olla 20 % tyhjää.

Tämä vastaa 2 tuntia päivässä allokoimatonta aikaa. Mahdotonta?

Linkedinin toimitusjohtaja Jeff Weiner kertoo varaavansa jokaiseen päivään 90–120 minuuttia saadakseen aikaa ihmisille ja ajattelulle. Ja niille yllätyksille. Jos Jeff pystyy, miksemme mekin?

2. Opi Eisenhowerilta

Kalenterimme täyttyy nopeasti myös vähäpätöisemmistä tapaamisista. Usein mietimme palaverissa, miksi edes olemme paikalla.

Kenraali Eisenhowerin sanotaan käyttäneen asioiden luokittelua niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan.

• Kiireellinen & tärkeä -homma on hoidettava ja se on prioriteettilistan kärjessä. Jos kuitenkin kaikki kalenterissani osuu tähän, on priorisoinnissa parantamisen varaa.
• Ei kiireellinen eikä tärkeä – pois vain. Ole armoton kuin Kon-Marin mustan vyön kantaja. Näihin ei vain ole aikaa.
• Kiireellinen mutta ei tärkeä – vaara! Usein ajattelemme, että asia on tärkeä, koska sillä on
  jonkun mielestä kiire. ”Hoidathan tämän ASAP?” Nämä tapaamiset kuitenkin syövät kallista
  aikaamme. Ole tarkkana.
• Tärkeä, mutta ei kiireellinen – laatu. Asioita, joita minulla ei ole aikaa tehdä, mutta ne toisivat paljon laatua työhön ja elämään. Se keskustelu strategiasta. Kirjan lukeminen. Asiakkaiden kuuntelu.

Kokeile käytännössä. Tulosta kolmen viikon ajanjakso kalenteristasi. Hae toimistotarvikevarastosta neljä eriväristä korostuskynää. Väritä kalenterisi yllä olevan luokittelun mukaan. Mitä on liikaa? Mitä liian vähän? Ota tähän mukaan vapaa-aika. Ovatko vapaa-ajan asiat riittävän korkealla?

3. Sähköposti on työtä

Sähköposti luikertelee kaikkiin vapaisiin rakoihin päivässämme. Luemme posteja kokousten välissä. Bussissa. Illalla kotona.

Sähköposti ei kuitenkaan ole tyhjien hetkien täytettä. Se on työtä.

Jos emme suhtaudu siihen kuin työhön, inboximme kasvaa ja viestien vuori ottaa vallan. Teemme asiat huolimattomasti tai jokin tärkeä jää huomaamatta.

Zapposin legendaarinen perustaja Tony Hsieh on valinnut erilaisen tavan (linkki ei enää saatavilla). Hsieh varaa aamupäivät edellisen päivän viestien lukemiseen ja vastaamiseen. Niitä käsitellään niin kauan kuin tarpeen on. Iltapäivisin hän ei koske sähköposteihin, vaan tekee muita töitä. Kaikki tietävät Hsiehin tavan, eikä ongelmia tule. Jos asia on kiireellinen, yhteys otetaan muulla tavalla.

Nopea metodi sähköpostiin:

1. Lue viestejä vain 2–3 kertaa päivässä niille varattuna aikana. Muun ajan sähköposti on suljettuna

2. Kun luet viestin, mieti, voitko hoitaa sen alle kahdessa minuutissa. Jos voit, hoida se heti.

3. Jos et, niin

- Aikatauluta asian hoito kalenteriisi (siellähän on nyt tilaa!)

- Delegoi, jos asia ei koske sinua

- Arkistoi, jos tieto pitää säilyttää

- Tuhoa turhat (iso osa viestejä) armottomasti

4.Tällä tavalla inboxissa ei makaa valtavaa määrää viestejä epämääräisessä tilassa

4. Varjele yöuntasi

Yöuni on avainasemassa tehokkuuteen. Usein kuitenkin sotkemme sitä huomaamatta.

Monella meistä on tapana lukaista tabletilta tai kännykästä työviestit myöhään illalla. Mitä tapahtuu? Luemme viestit. Tai ainakin otsikot. Mieleemme tulee lisää tehtävää. Kuitenkin tartumme asiaan vasta aamulla. Mikään ei ole muuttunut.

Paitsi että nukuimme huonommin. Mielemme askaroi yöllä tekemättömien tehtävien kanssa, emmekä nukkuneet yhtä rauhallisesti kuin olisimme voineet.

Lue illalla kirjaa. Käy saunassa. Ota rennosti.

5. Luppoaika on hyvästä

Liiassa vauhdissa aivomme menevät selviytymismoodiin. Kamppailemme henkiinjäämisestä. Rajoitamme luovuuttamme.

Tim Kreiderin mukaan luppoaika on aivoillemme yhtä tärkeää kuin D-vitamiini kehollemme. Ajattelumme uudistuu ja mielemme saa virtaa. Hetki ilman tekemistä on hyvää työntekoa, koska tuottavuutemme kasvaa.

Tee kalenteriisi varauksia itsellesi. Mene silloin kävelylle. Ota torkut. Käy liikkumassa.

Kokeile. Joku näistä voi vaikka toimia.